Recomendaciones

Al Decanato de Extensión

• Sugiero que sigan aceptando pasantes para que éstos puedan tener la oportunidad de desempeñarse al igual que yo tuve la mía
• Seguir siendo dinámicos a la hora de trabajar.
• Involucren no solo a pasantes, sino a todo el personal en las distintas actividades que organiza el Decanato para que puedan, además de disfrutar, participar en las actividades, sugerir y opinar para que en un futuro puedan ser del agrado de todos.
• Una última sugerencia es que además de la planificación existente para algunos trabajos y actividades, se actualicen las mismas, para evitar problemas y roces entre horarios y otras consecuencias por cambios de última hora.

A la Institución (Colegio Fe y Alegría Monterrey)

• Sugiero a los tutores académicos realizar tres visitas a los pasantes, para evaluar la evolución y desenvolvimiento del mismo durante su estancia. Preferiblemente una visita a la semana de comenzar; uno a mediados de período y uno un día o semana después de haber culminado el período de pasantías.
• Otra sugerencia es que, antes de seleccionar que estudiantes van a ir a un sitio u otro a realizar pasantías es necesario que se sienten con ellos para evaluarlos, consultar su opinión, medir destrezas, interés y habilidades para que los estudiantes no se sientan presionados y/o decepcionados a la hora en que anuncian los lugares.
• Así como explican la importancia del comportamiento en las oficinas, el desempeño y demás, es importante que los estudiantes sepan los procesos de evaluación, uso de las carpetas de evaluación, requisitos del informe (con derecho a resolución de dudas por parte de los estudiantes sobre la realización), entre otros aspectos que pueden ser útiles para el pasante.

Conclusiones

Debo concluir que, con el proceso de pasantías, más que un deber escolar, o un requisito para que me graduara, es una fase en la cual puedo afianzar y demostrar ante un personal desconocido el potencial laboral que puedo tener a la hora de conseguir y mantenerme en un empleo. Efectivamente, gracias a que demostré los conocimientos que ya había adquirido, a dejarme guiar por algunas personas las cuales me supe ganar con mi comportamiento, sentimiento y aptitud; pude demostrar que tengo la capacidad para ser un trabajador eficiente, confiable, honrado, y sobre todo, capaz de desempeñarme en distintas tareas en las cuales se me asignen, independientemente si es administrativo, técnico, de oficina, entre otros.

A la organización debo decir que en el tiempo que trabajé en el Decanato de Extensión siempre y todos fueron amables y corteses conmigo. Sabían siempre que yo los podía ayudar cuando ellos lo pidiesen no existiendo una negativa por mi parte. Además, existe la armonía laboral que muchas empresas quieren lograr entre sus empleados. Puedo decir también que jamás pude sentirme mal donde estaba, y, al igual que opinaban mis jefes, "había llegado en el momento adecuado".

Lo único que me resta decir es que esto fue un gran paso, no sólo porque falta poco para que me gradúe, sino porque adquirí una experiencia enriquecedora, y no sólo experiencia, también gané el cariño y el aprecio la cual pueden contar con mi ayuda cuando lo necesitasen. 

Experiencia Adquirida

Podría resumir que la experiencia que adquirí fue relacionada a la gerencia de una oficina; tanto la utilización de recurso material como recurso humano, siempre teniendo en cuenta que la responsabilidad, la eficiencia y la mínima posibilidad de fallos deben estar presentes, ya que en asuntos importantes como lo son la elaboración de pagos un fallo podría traer consigo muchos problemas futuros si no se evita. También se puede decir que el orden fue algo que pude reforzar, ya que es vital mantener un orden y una ubicación específica a cada cosa para saber ubicar con facilidad, no sólo registros, sino cualquier otra cosa de utilidad. 

Otro aspecto que tomé en cuenta, es el aspecto logístico a la hora de crear, promocionar, asistir y realizar un evento, no sólo de índole cultura, ya que puede ser de cualquier tema en específico. Cual sea el caso, se deben de pedir siempre permisos por escrito a los distintos organismos encargados para evitar conflictos y siempre mantener al tanto sobre las actividades que se realizaran.

Además de lo que dije arriba, pude reforzar las habilidades comunicativas, al tratar con el público, ya sea de forma personal o en atención telefónica; sugerir, participar e involucrarme en actividades, tareas y asuntos que podrían dejarme una experiencia para un futuro.

Otras actividades hechas de con un intervalo irregular entre ellas

             
         

• Imprimir y sacar copias a los exámenes que solicitan los distintos profesores de idiomas, siempre en ambas caras de una hoja y con la cantidad pedida junto a la impresión original.
• Sacar copias a los archivos, memorandums, cartas, solicitudes, facturas, entre otros, que solicitara cualquier personal del Decanato de Extensión.
• Ordenar de forma periódica el estante existente en la oficina de Coordinación de Educación Permanente.
• Contestar el teléfono para atender recados u otros asuntos que involucraran a la Coordinación.
• Traspasar llamadas a otras oficinas en caso de que solicitaran a una persona en específico
• Mantener al día la lista de contactos telefónicos de los profesores.
• Actualizar las carpetas trimestrales con planillas que los profesores envían junto con las notas finales de cada curso.
• Asistir a cualquier otro personal que necesitara de ayuda.
• Ir a FUNINDES a entregar las emisiones de pago
• Ir a LIMESAMA (Librería de la Biblioteca de la Universidad Simón Bolívar) a buscar materiales de oficina en caso de que se agotasen.
• Ir a oficina de reproducción de impresos en busca de material impreso cuando fue solicitado.
• Cuidar y estar en la oficina las veces en que ni la Coordinadora ni la Asistente estuvieran para atender y gerenciar los asuntos en los que las competieran.
• Entregar a los profesores tizas en caso de que necesitasen
• Entregar y certificar de que los profesores firmaran los contratos correspondientes.

Sobre mi Desempeño... (Mes de Junio)

Departamento: Coordinación de Educación Permanente

• Del 4 al 8 de Junio: Realicé y entregué memorandums correspondientes a la Torre de Babel para solicitar permisos del uso de los Auditorios, solicitud de un equipo de fotógrafos, permisos para el uso de afiches publicitarios e invitaciones dirigidos al Decano de Extensión. Aprendizaje: Repasé lo conocimientos adquiridos sobre la elaboración de cartas y memoradums, aparte del proceso de logística para la elaboración de un evento de índole educativo.

• Del 11 al 15 de Junio: Elaboré emisiones y relaciones de pago correspondiente al pago quincenal de los trabajadores del Decanato de Extensión y los profesores correspondientes a los diversos diplomados realizados a lo largo del mes de mayo y junio. Aprendizaje: Una vez que son aprobadas por FUNINDES, se devuelven copias de las emisiones y las relaciones al Decanato para ser guardados en distintos libros, carpetas y registros clasificados por trimestres, y éstos a su vez se subdividen por quincenas para tener un control de las emisiones realizadas. También se toma el código de la emisión y se anota en un cuaderno con la cantidad de emisiones hechas por año.

• Del 18 al 22 de Junio:  Imprimí y corté folletos que serían entregados en la Torre de Babel, tanto en color, como copias en blanco y negro, con el uso de la guillotina para realizar esta tarea. Aprendizaje: Me enseñaron sobre un mejor uso de la guillotina, precauciones y técnicas para utilizarla más rápido.

• Del 25 de Junio al 3 de Julio: Asistí en la sección de video, presentación y audio de la Torre de Babel (incluyendo elaboración de diapositivas, grabado de CD para uso en el evento y logística previa con una semana de anticipación). Aprendizaje: Aprendí sobre el uso de material técnico audiovisual en auditorios para la realización de eventos y actos culturales.

 

 

Sobre mi Desempeño... (Mes de Mayo)

                                                 

Departamento: Coordinación de Educación Permanente

• Del 30 de Abril al 4 de Mayo: Seguí con el proceso de inscripción de estudiantes en los diferentes cursos de idiomas. Como era la última semana de inscripción y la primera que se comenzaban clases, entonces a los profesores se les entregaba una lista con los estudiantes adjunto al salón donde impartirían sus cátedras. Aprendizaje: La asistente de la Coordinación me explicó que a veces es necesario dejar una prórroga en procesos de inscripciones para determinar el total exacto de inscritos cuando se cierran, para así tener un mejor control a la hora de preparar las lista. A su vez, estas listas son las que usan los profesores siempre en cada clase para tomar asistencia.

• Del 7 al 11 de Mayo: Realicé memorandums para solicitar permisos a otras instancias de la Universidad en cuanto a la realización de eventos, reuniones, concejos, entre otros. Además, de la realización y almacenaje de plantillas con ejemplos de memos para un uso posterior. Aprendizaje: La Prof. Violeta Urbina me dijo que hay que saber especificar de forma sintetizada los permisos que uno requiere antes de imprimir y entregar un memorandum, respectando las reglas de redacción de cartas y cuidando la gramática y la coherencia.

• Del 14 al 18 de Mayo: Elaboré emisiones de pago de los trabajadores del Decanato de Extensión, las cuales son necesarias para que sean evaluados y aprobados tanto por administración del decanato como en FUNINDES (Fundación de Investigación y Desarrollo de la Universidad Simón Bolívar). Aprendizaje: Aprendí que es importante llevar un control de cada una de las emisiones realizadas; para ello, el Decanato estableció un sistema de códigos para cada una de éstas. También, es importante certificar que los datos de la persona beneficiaria estén correctos, en especial la cuenta bancaria (la cual debe de tener 20 dígitos) ya que un error implicaría la repetición de todo el proceso. 

• Del 21 de Mayo al 1 de Junio: Continué con la elaboración de, tanto emisiones de pago, como el control de relación de pagos, no sólo para efectuar pagos a los trabajadores, sino también para procesos de devolución de dinero a estudiantes que se hayan retirado de algunos cursos; o de algunos pagos que estaban en cola por parte de la sede de Camuri Grande (sede Litoral). Una vez revisados por la Administradora, junto con la Lic. Eydilia González sellamos las emisiones antes de ser enviadas a FUNINDES. Aprendizaje: Se reafirmaron los conocimientos adquiridos sobre el procesos de elaboración y aprobación de pagos/devoluciones para estar al día en cuanto a este trámite para futuras órdenes.

 

 

 

Sobre mi Desempeño... (Mes de Abril)

Es de vital importancia, que el pasante recalque sobre las actividades hechas durante su período de trabajo para evaluar el desenvolvimiento del mismo en la realización de las tareas asignadas; así como demostrar el aprendizaje adquirido. 

Para ello, tengo que especificar además de las actividades que hice, otros detalles que serian de importancia para una mejor comprensión; como describir documentos que utilicé durante la actividades, el período de tiempo en que hice una misma asignación, entre otros.

Departamento: Coordinación de Educación Permanente

• Del 09 al 13 de Abril: Reorganicé el archivo existente en la Coordinación de Educación Permanente, sustituyendo si era necesario carpetas viejas por unas nuevas, con su correspondiente etiqueta del material almacenado en cada carpeta y colocarlas en su lugar en un orden que fuera fácil de recordar. Para ello, organicé por orden alfabético cada una de las carpetas, clasificadas de acuerdo a un tema correspondiente (cada gaveta contiene las carpetas correspondientes a Diplomados, Cursos de Idiomas, Otros Cursos y Coordinación). Aprendizaje: Es importante que un archivo esté bien organizado para que el material almacenado pueda ser fácilmente manipulado por las personas encargadas de la oficina. Además, en el gabinete es donde se almacenan los archivos importantes que usa la Coordinación de Educación Permanente de las actividades realizadas.
• Del 16 al 20 de Abril: Atendí el teléfono de la Coordinación de Educación Permanente para informar a las personas que llamaban los requisitos necesarios para realizar la inscripción a cualquiera de los cursos ofrecidos por el Decanato de Extensión. Aprendizaje: Sobre lo conveniente ser amable, servicial y cordial con la persona que solicita la información, explicando con mucha claridad y si es necesario repetir algo dicho anteriormente, se hace para una mejor comprensión del interlocutor. Aparte, de dominar y tener conocimiento de la información que se ofrecerá para evitar dudas y/o mal entendidos con la persona solicitante.
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• Del 23 al 27 de Abril: Asistí en el proceso de inscripción de personas en los diferentes cursos que estaban interesado. Para realizar una inscripción era necesario solicitar el baucher con el depósito de la cantidad establecida; junto con los datos personales para poder entregar un comprobante con dichos datos. Como cada comprobante tiene una copia, la Coordinación se queda con esta engrapado al baucher, para realizar las listas de los estudiantes por curso, nivel y sección. Aprendizaje:  Tanto la Asistente de Coordinación (Lic. Eydilia González) como la encargada de los Cursos de Idiomas (Lic. Yelitza Anselmi) me explicaron sobre lo vital que es solicitar todos los datos personales de los estudiantes, ya que, al faltar alguno de ellos, es necesario relevarlos a los últimos lugares de las listas de los cursos; además, de que sería más difícil contactar a la persona en caso necesario.